Alle Reden über Datenschutz -
wir praktizieren ihn!

Für die Organisation und Durchführung der Jugendgruppenaktivitäten ist eine Interaktion zwischen Sektion/Jugendteamern und Teilnehmern*innen/Eltern aber auch der Teilnehmer*innen untereinander und auch mit Dritten erforderlich. Ohne die Verarbeitung personenbezogener Daten ist dies nicht möglich. Wir sind daher darauf angewiesen, dass die Jugendteamer, Teilnehmer*innen, deren Eltern, Notfallkontakte und etwaige weitere Personen in einem angemessenen Umfang personenbezogene Daten angeben und in die Verarbeitung dieser Daten einwilligen.

Beachtung des geltenden Datenschutzrechts

Die Verarbeitung der Daten geschieht dabei unter strikter Beachtung des geltenden Datenschutzrechts, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), der Datenschutzerklärung der DAV-Sektion Hanau für die Datenverarbeitung in der JDAV Hanau und auf der Basis der datenschutzrechtlichen Einwilligung, die Jugendteamer, Teilnehmer*innen, Eltern und etwaige weitere Personen zur Datenverarbeitung gegeben haben.

Welche Daten werden erhoben?

Welche Daten erhoben werden, ist ausführlich in der Datenschutzerklärung der DAV-Sektion Hanau für die Datenverarbeitung in der JDAV Hanau beschrieben und kann dort im Detail nachgelesen werden. Vereinfacht dargestellt erheben wir nur die Daten, die wir für die Planung und Durchführung der Jugendaktivitäten brauchen. Je nach betroffener Personengruppe und deren Funktion sind die erhoben Datensätze dabei mehr oder weniger umfangreich: Von allen relevanten Personengruppen erheben wir Namens- und Kontaktdaten. Zusätzlich können Stammdaten wie Mitgliedsnummer, Alter, Gruppenzugehörigkeit etc. (Jugendteamer, Teilnehmer*innen), Ehrenamtsdaten (Jugendteamer), Bankverbindungsdaten (Jugendteamer, Teilnehmer*innen, Eltern), Zugangsdaten (Jugendteamer), Foto- und Filmaufnahmen (Jugendteamer, Teilnehmer*innen) und Ausbildungsdaten (Jugendteamer, Teilnehmer*innen) verarbeitet werden. Jugendteamer müssen zusätzlich alle drei Jahre ein erweitertes Führungszeugnis zur Einsichtnahme vorlegen.
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Wie werden die Daten verwendet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Planung und Durchführung der Jugendaktivitäten innerhalb des Satzungszwecks der DAV-Sektion Hanau. Eine kommerzielle Verwendung der Daten findet in keinem Fall statt.

Personenbezogene Daten werden nur weitergeben, wenn dies für die Erreichung der o. g. Ziele und Datenverarbeitungszwecke notwendig ist. Welche Daten in welchen Fällen an wen weitergegeben werden, ist ausführlich in der Datenschutzerklärung der DAV-Sektion Hanau für die Datenverarbeitung in der JDAV Hanau beschrieben und kann dort im Detail nachgelesen werden. Während die Jugendteamer bspw. einen recht umfangreichen Zugang zu den erhobenen Daten haben, werden an die Teilnehmer*innen der Jugendgruppen nur die Daten der anderen Teilnehmer*innen weitergegeben, die sie für die Kommunikation untereinander brauchen (Namen, Telefonnummern; Stichwort WhatsApp-Gruppen). Dritte erhalten Daten nur insoweit, wie dies bspw. für Hüttenbuchungen (Name, ggf. auch Alter) oder in Krisenfällen (Notfallkontaktdaten) notwendig ist.

Wie werden die Daten erhoben?

Die Datenerhebung findet bei den Betroffenen statt, d. h. sie teilen die Daten selbst mit, indem sie sie in die JDAV-Datenbank eingeben und dort aktuell halten. Zur Gewährleistung des hohen Schutzstandards nach der EU-DSGVO haben wir mit dem Betreiber der Datenbank entsprechende Standard Datenschutzklauseln vereinbart.

Rechtlicher Rahmen

Prozessablauf von Datenerhebung, -aktualisierung und -löschung

  1. Datenschutzrechtliche Einwilligung
    Mit der Ersterhebung ihrer Daten müssen die Betroffenen ihre datenschutzrechtliche Einwilligung in die Datenverarbeitung erklären. Das entsprechende Formular steht nachfolgend zum Download zur Verfügung; es ist zu unterzeichnen und im Rahmen der Dateneingabe hochzuladen.
    -- DS-Einwilligung Teilnehmer*in word / pdf
    -- DS-Einwilligung Jugendteamer word / pdf
  2. Dateneingabe (Ersterhebung)
    Die Ersterhebung der Daten erfolgt über ein Online-Formular. Die unterschriebene datenschutzrechtliche Einwilligung und die DAV-Mitgliedsnummer müssen hierfür bereitgehalten werden.
    -- Online-Formular Dateneingabe Teilnehmer*in
    -- Online-Formular Dateneingabe Jugendteamer
  3. Datenaktualisierungen
    Nach der Ersterhebung der Daten können die Datensätze später über das Online-Formular Datenaktualisierung à jour gehalten und ergänzt werden.
  4. Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung
    Die datenschutzrechtliche Einwilligung kann ebenso einfach widerrufen werden wie sie erteilt wurde, nämlich über das Online-Formular Widerruf. Im Falle des Widerrufs werden die erhobenen personenbezogenen Daten gelöscht, soweit deren Verarbeitung nicht aus anderen rechtlichen Gründen gerechtfertigt oder zwingend ist.